El Secretario del Tribunal de Circuito y Contralor del Condado de St. Johns, Sr. Brandon J. Patty, reconoce los servicios críticos que su oficina proporciona a más de 300,000 constituyentes dentro de su condado. Sus responsabilidades incluyen apelaciones, casos civiles y penales, registros, derecho de familia y violaciones de tráfico, entre otros. La oficina del Secretario administra esta diversa gama de servicios, interactuando con una miríada de constituyentes a diario.
Otro problema surgió en la oficina del Secretario: la necesidad de un sistema para monitorear el viaje de sus constituyentes. Dado que los constituyentes provenían de diversas partes de la región y que muchos servicios requerían una visita en persona, que implicaba la presentación y verificación de documentos, entender qué ubicaciones experimentaban la mayor demanda se volvió crucial. El objetivo era asignar estratégicamente recursos para una prestación de servicios efectiva y eficiente, haciendo que sea más conveniente para los constituyentes acceder a los servicios requeridos sin tener que viajar extensamente y según sus propios términos dentro de la disponibilidad del Secretario.
El Secretario buscaba agilizar este proceso identificando los servicios específicos demandados en múltiples ubicaciones y asignando recursos del personal en consecuencia.
Habiendo descubierto los beneficios de Q-Flow a través de la oficina local del recaudador de impuestos, el Secretario del Condado de St. Johns buscó a ACF Technologies. Después de más de dos años de exploración entre el Secretario del Condado de St. Johns y ACF Technologies, se tomó la decisión de implementar Q-Flow, con los siguientes objetivos:
La implementación se desarrolló gradualmente dentro de la oficina del Secretario y sus ubicaciones anexas. La colaboración con el equipo de Desarrollo de Negocios resultó fundamental para definir el alcance del proyecto, abordar barreras de comunicación y resolver problemas clave. Contar con un liderazgo dedicado que acepte una nueva plataforma de software mientras involucra a su equipo, sentó las bases para un lanzamiento del producto sin problemas. Kaley Naples, Directora de la División de Registro, socializó Q-Flow con su personal al ofrecer sus propias sesiones de capacitación antes de las capacitaciones virtuales.
Posteriormente, ACF proporcionó una capacitación integral para garantizar que el personal del Secretario pudiera navegar y utilizar eficazmente el sistema Q-Flow. Julio Cruz, Director de Operaciones en Jefe, comprende las responsabilidades diarias del personal del Secretario y la importancia de proporcionar un servicio oportuno y profesional a los constituyentes del Condado de St. Johns y condados vecinos. Julio y Kaley trabajaron en estrecha colaboración con ACF para mejorar los flujos de trabajo y comunicaciones para una mejora de procesos automatizada y simplificada.
La exitosa colaboración entre el Secretario del Condado de St. Johns y ACF Technologies ha producido resultados notables, empoderando al Secretario para brindar servicios mejorados en más ubicaciones, mejorar el servicio y los tiempos de espera de los constituyentes y agilizar sus operaciones. Los principales logros observados dentro de la oficina del Secretario del Condado de St. Johns incluyen:
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