El tiempo es un recurso limitado. Solo disponemos de 24 horas por día, por lo que las habilidades que nos ayuden a realizar una mejor gestión del tiempo y la implementación de soluciones tecnológicas que faciliten este proceso, son de gran relevancia. En especial por el impacto positivo que tienen sobre la productividad y, en consecuencia, sobre la experiencia del cliente.
A continuación, abordaremos el concepto de gestión del tiempo y su importancia en la creación de flujos de trabajo que permitan a las empresas avanzar más fácilmente hacia sus objetivos.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo hace referencia al proceso de organización eficaz del tiempo que se destina a cumplir actividades concretas dentro de una empresa. Tiene como objetivo optimizar el rendimiento y la eficiencia de los equipos de trabajo, por lo tanto, resulta de gran importancia para garantizar una mayor productividad general.
Ventajas de una buena gestión de tiempo en las organizaciones
Cuando organizamos y planificamos el tiempo laboral trabajando con la ayuda de herramientas tecnológicas y metodologías que faciliten procesos internos de la empresa, es posible obtener beneficios interesantes. Por eso ahondaremos en algunas ventajas importantes derivadas de una buena gestión de tiempo en las organizaciones:
1. Mayor nivel de productividad y eficiencia
Una adecuada gestión del tiempo permite que el recurso humano consiga ser más eficiente y productivo en el cumplimiento de sus funciones, ejerciendo un esfuerzo menor. También mejora la capacidad de concentrarse en las tareas asignadas, haciendo que se aproveche mejor la jornada laboral.
2. Reducción de los niveles de estrés
Logra reducir los niveles de estrés clásicamente asociados a los lapsos de entrega ajustados para tareas importantes. Gestionando el tiempo es posible reducir la prisa y los plazos ajustados, generando resultados de mayor calidad.
3. Mejor ambiente de trabajo
Cuando el equipo de empleados sufre menos estrés gracias a flujos de trabajo optimizados y a una correcta gestión del tiempo, es probable que se lleven mejor, reduciendo la posibilidad de que se generen fricciones. La gestión del tiempo es fundamental para la retención de empleados y para un ambiente de trabajo saludable.
4. Facilidad para la toma de decisiones
A nivel gerencial, las empresas que aplican metodologías y soluciones tecnológicas para la gestión del tiempo y control de procesos internos, tendrán mayor facilidad para tomar mejores decisiones estratégicas, vitales para la salud y buen funcionamiento del negocio.
5. Se alcanzan los objetivos en menor tiempo
Al saber con exactitud el tiempo que nos tomará cada tarea, será posible asignar correctamente los recursos materiales y humanos para llevar a cabo las tareas diarias y perseguir los objetivos planteados. Gestionar el tiempo nos hace más ágiles y eficientes, consiguiendo alcanzar los objetivos en menor tiempo.
6. Mejor reputación de marca
Todo lo anterior se traslada a la experiencia del cliente, convirtiéndose en un factor determinante para proveer un servicio de calidad y lograr clientes satisfechos. Los clientes se sentirán bien al acudir por atención a una empresa de servicios que respeta tanto el tiempo de sus usuarios como el de sus propios empleados.
Elementos esenciales para la gestión del tiempo
¿Cuántas veces hemos olvidado tareas pendientes? Confiar en la memoria de los trabajadores no es la decisión más inteligente para asegurar un flujo de trabajo apropiado; resulta más conveniente confiar en las técnicas de gestión del tiempo para apoyar la labor del equipo de trabajo y conseguir elevar los niveles de productividad.
Planificación anticipada
En principio, no será posible mejorar el flujo de trabajo ni la gestión del tiempo sin la correcta planificación anticipada de los objetivos y el conjunto de tareas y/o metas diarias necesarias para conseguirlos. Cada una de las tareas pendientes deben planificarse con antelación y asignarse al equipo adecuado, de forma que no se pierda tiempo al momento de cumplirlas.
Implementación de herramientas tecnológicas
La mayor parte de las tareas rutinarias en una empresa, en cualquiera de las áreas del negocio, pueden gestionarse desde herramientas tecnológicas como un BPM (Business Process Management) para la automatización del flujo de trabajo y gestión de tareas repetitivas del día a día en temas administrativos, operativos y de negocios.
Automatización de procesos
También es indispensable utilizar la tecnología para automatizar procesos relevantes, trasladándolos a canales digitales. Ejemplo de ello sería la implementación de sistemas de filas o sistemas de agendamiento de citas omnicanal, herramientas especialmente útiles en empresas de servicios, pues mejora la calidad de la atención de tus clientes.
De igual forma, la Inteligencia Artificial (IA) y el Machine Learning (ML), se pueden convertir en un apoyo importante. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es ideal para empresas que deseen guiar sus equipos de trabajo a alcanzar el máximo nivel de eficiencia posible y conseguir que la empresa esté mejor preparada para el futuro.
Establecimiento de metas y objetivos claros
Trabajar en una organización que carece de metas y objetivos, será como navegar sin rumbo y sin la ayuda de un mapa. Es necesario que las empresas establezcan metas y objetivos claros, realistas, alcanzables y medibles. Esto aplica tanto para la organización en general, como para todas las áreas involucradas en la operación de la misma.
Delegar responsabilidades
También es necesario aprender a confiar en la calidad del trabajo del personal contratado, delegando funciones y responsabilidades según el nivel de especialización de cada uno. De esta forma, el trabajo conjunto, coordinado y supervisado correctamente conseguirá que todas las tareas pendientes sobre determinado proyecto puedan finalizar dentro de un plazo apropiado.
Priorización de tareas según su importancia
La mayoría de las veces en que las tareas no se completan a tiempo, es debido a errores en el establecimiento de prioridades. Es preciso jerarquizar las prioridades del conjunto de tareas pendientes, una forma muy práctica de categorizarlas es de la siguiente forma: muy urgentes, importantes, tareas que pueden esperar, tareas que se pueden delegar y tareas que se pueden eliminar; logrando así que cualquiera que sea parte del flujo de trabajo tenga bien clara la prioridad de las mismas.
En conclusión podemos decir que si tu equipo de trabajo tiene una correcta gestión de sus tiempos y una metodología de jerarquización óptima, podrá brindar una experiencia del cliente extraordinaria y eso representará para ti una escalada en las ganancias.
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