A implementação da vacina COVID-19 está bem encaminhada, mas ainda falta muito para que todas as pessoas que desejam a vacina possam recebê-la. Além disso, ainda há muita incerteza sobre o tempo de imunidade que ele oferece e quão eficaz será contra as várias cepas de COVID. Isso significa que os profissionais de saúde continuarão administrando vacinas, além da imunização anual contra a gripe e do atendimento regular ao paciente, num futuro próximo.
Não existe uma solução “tamanho único” para incorporar a inoculação ao fluxo regular de pacientes em sua instituição. Mas independentemente de você operar um local de vacinação em massa, centro de vacinação emergente ou incorporar a vacina COVID em sua prática regular, existem etapas comuns que você pode realizar para integrar com sucesso as vacinas COVID no seu fluxo de trabalho diário.
1. Mapeie um fluxo de trabalho para a vacinação COVID
Todos os provedores têm os mesmos objetivos básicos quando se trata de inoculação: levar a vacina ao maior número possível de pacientes no menor tempo possível. Isso deve ser combinado com um ambiente limpo e seguro, sem espera, gargalos de fluxo, resíduos de vacina para uma experiência positiva.
Para garantir que todas essas coisas realmente aconteçam, você precisa de um fluxo de pacientes sem erros e pode começar traçando cada uma das paradas que um paciente faz desde o momento em que chega ao seu local até sair. Em geral, o processo envolve mais etapas do que você imagina, estas são algumas:
- Entrar no estacionamento (os pacientes se registram remotamente?)
- Entrar no edifício (por qual entrada?)
- Pegue o elevador
- Vá para a recepção (quando é verificado o seguro do paciente?)
Traçar esse processo o mais especificamente possível ajudará você a antecipar gargalos, planejar adequadamente os turnos de sua equipe e o armazenamento de injeções, um elemento essencial, pois se um elo da corrente quebrar, o resto será afetado. Claro que as etapas variam de caso para caso. Por exemplo, se você usar um registro móvel, os pacientes podem preencher seu cartão e responder às perguntas que precisam dentro do veículo, e não na recepção. Se você cobrar pelo serviço de seguro saúde, poderá economizar tempo e reduzir o número de funcionários em seu lobby, verificando as informações do seguro no momento da marcação ou confirmação da consulta, em vez de esperar a chegada do paciente.
2. Faça ajustes para as necessidades de sua equipe
A capacidade de administrar vacinas enquanto cuida de seus pacientes regulares depende muito de sua equipe e de suas capacidades. Em um centro de vacinação relativamente simplificado, um provedor poderia inocular 7 a 10 pacientes por hora com duas pessoas de apoio, de acordo com um estudo recente da McKinsey & Company. Para colocar em perspectiva, isso é muito mais lento e quase 3,5 vezes mais trabalhoso do que dar a vacina contra a gripe sazonal.
Lembre-se de que, ao designar funcionários para a vacinação, você também os está desviando de suas tarefas e pacientes habituais. Portanto, você não deve apenas planejar o aumento do volume do paciente para inoculações, mas compensar reduzindo o volume do paciente em outro local.
A configuração de sua equipe mudará dependendo da configuração e das necessidades de seu centro. Por exemplo, se você usa o registro móvel, não precisa que um de seus funcionários faça as perguntas de triagem do COVID.
No entanto, você ainda pode precisar que um de seus colaboradores esteja disponível para se comunicar com os pacientes e dar-lhes instruções adicionais, dependendo de como eles responderam às perguntas da triagem durante o cadastro móvel. Mas, como os funcionários interagem com os pacientes apenas quando precisam, eles são livres para realizar outras tarefas críticas.
Outra abordagem a ser considerada é ter alguém monitorando os pacientes durante o período de observação imediatamente após a inoculação. Embora você possa usar chamadas de acompanhamento automatizadas após a vacinação para verificar quaisquer efeitos colaterais, o CDC recomenda um período de observação imediata de 30 minutos.
3. Comunicação com o paciente
Para que o processo de vacinação em grande escala seja bem-sucedido, os pacientes precisam saber:
Onde relatar se você tiver vários locais ou entradas (por exemplo, algumas organizações têm portas especiais para pacientes doentes e para pacientes saudáveis).
Quando aparecer: Inclui a hora do compromisso, mas também todas as atualizações. Por exemplo, um sistema de espera automatizado pode notificar os pacientes se sua consulta atrasar (mesmo antes de saírem de casa), evitando multidões ao permitir que os pacientes esperem fora de sua organização.
O que fazer na chegada ao centro de vacinação: Um membro de sua equipe pode orientar os pacientes, ajudando-os a encontrar o caminho certo na chegada, ajudando a garantir o distanciamento social e auxiliando os pacientes no processo de vacinação. Mas você também pode aliviar a carga de sua equipe com uma combinação de atualizações móveis e sinalização digital.
Uma vez cadastrados os pacientes, por meio de um quiosque, por exemplo, as atualizações vão direto para o celular do paciente e a sinalização digital na área de espera e em toda a unidade pode orientar o fluxo de pacientes, encaminhá-los para a próxima etapa ou atualizar informações de espera.
Claro, a comunicação com o paciente não termina realmente. Desde garantir que os pacientes recebam a segunda dose até permanecer em contato para quaisquer desenvolvimentos de vacinas possíveis, aos reforços, você permanecerá em contato com seus pacientes muito depois da visita inicial.
Seja sua organização uma rede de farmácias, organização de saúde pública, hospital ou consultório médico privado, você enfrentará diferentes desafios com a implementação da vacina COVID. Quando se trata de incorporar uma vacina em seu fluxo de trabalho existente, o uso de uma combinação de soluções pode ajudar a aliviar a carga sobre sua equipe, manter uma comunicação ótima com o paciente e aumentar a eficiência de seu programa de vacinação COVID.
