Com certeza você deve estar se perguntando o que é gestão de capacidade, quais são os desafios enfrentados pelos proprietários de estádios e grandes instalações diante do COVID-19 e quais soluções tecnológicas estão disponíveis para ajudar as pessoas a retornar aos eventos com segurança?
Pois bem, neste artigo iremos responder a essas questões e partilhar algumas soluções que já existem, porque as pessoas também merecem partilhar nos eventos, principalmente se for necessária tecnologia avançada para que isso aconteça.
O que é gestão de capacidade?
Como as empresas de grande porte estão lidando com o gerenciamento de capacidade na época do COVID-19? Esta gestão é definida como "o ato de garantir que uma empresa maximize o seu potencial de atividades e produção, em todos os momentos e em todas as condições", portanto, torna-se agora mais do que nunca um desafio e representa um grande peso para a gestão de eventos e dentro dos estádios.
Todos nós sabemos que, no início da pandemia, os locais para eventos foram fechados. Posteriormente, alguns reabriram com limitações no número de assentos disponíveis. Agora existe a incerteza de como fazer as pessoas entrarem e saírem dos locais - um grande desafio com o CDC recomendando que os fãs pratiquem o distanciamento social ou físico de pelo menos 6 pés. Sem falar no medo psicológico de estar perto de outras pessoas que impedirá alguns fãs de voltar aos eventos ao vivo. Certamente é um momento desafiador!
Como diz Greg Banecker, da Gateway Ticketing Systems, "Aconteça o que acontecer, quando tudo isso acabar, não voltaremos ao mundo que costumávamos conhecer."
Desafios na gestão de capacidade
Como você continua fornecendo eventos emocionantes que os fãs de esportes e música procuram quando há restrições de distanciamento social? Em colaboração com as autoridades de saúde locais e estaduais, o CDC agora permite que os organizadores e oficiais do evento determinem as considerações necessárias para proteger os participantes do evento.Neste, o CDC recomenda:
- Promover comportamentos saudáveis que reduzem a propagação de COVID-19
- Manter ambientes saudáveis
- Manter operações saudáveis
- Preparar-se para quando alguém ficar doente
Cobrindo tudo, desde banheiros, desinfecção ao uso de placas e mensagens, a instalação de barreiras físicas e o uso escalonado de espaços interiores compartilhados, os organizadores de eventos têm a responsabilidade de fazer todo o possível para proteger os participantes do evento e ao mesmo tempo realizar eventos uma possibilidade física.
No entanto, o significado de "estar seguro" difere de país para país e até de cidade para cidade. Por exemplo, no Texas, os estádios podem hospedar cinquenta por cento de sua capacidade, enquanto o Miami Dolphins propôs uma "capacidade" de 15.000 pessoas no Hard Rock Stadium, que normalmente acomoda mais de 80.000.
A reconfiguração do estádio também está sendo considerada. A Soccerex relata que Old Trafford, casa do Manchester United, recebeu o sinal verde para testar 1.500 assentos em pé. Enquanto a firma de arquitetura e engenharia DLR Group sugere que "assentos tradicionais, com quatro assentos a seis pés de distância em todas as direções, respeitariam as regras de espaçamento", outra possibilidade é eliminar todas as duas filas e, em seguida, todos os outros assentos. Isso reduziria a capacidade e, ao mesmo tempo, atenderia às diretrizes de distanciamento social.
Os estádios não foram projetados para o distanciamento social
Independentemente de como os estádios decidam usar suas poltronas para se adaptar às novas regras, isso continuará sendo um desafio, desde que o distanciamento social seja uma prioridade. O fato é que a infraestrutura do estádio simplesmente não foi projetada para o distanciamento social, pelo contrário, ela foi projetada para que o maior número possível de pessoas pudesse desfrutar de uma experiência compartilhada.
Portanto, os proprietários de estádios e gerentes de eventos não têm escolha a não ser entender que hospedar um evento requer estratégias de planejamento de multidão que vão muito além dos assentos.
Lidar com multidões que precisam estar em um lugar e manter distância umas das outras o tempo todo requer repensar toda a experiência do estádio. Por exemplo, ao preparar um estádio ou uma grande área para um evento, muitas perguntas devem ser respondidas:
- Como as entradas das roletas serão preenchidas horas antes do jogo?
- Como vão lidar com as longas filas durante o intervalo do bar e banheiros?
- E se alguém se sentar cinco minutos após o reinício ou entre as jogadas? Vai ser difícil tentar dar espaço a quem quer passar no meio, principalmente com o princípio de ficar a dois metros de distância.
Depois, há também a necessidade de levar em conta a incerteza contínua das mudanças que podem surgir nas regras sobre o distanciamento social. Os estádios devem incorporar elasticidade e flexibilidade em sua estratégia de reabertura para acomodar tanto o relaxamento das regras quanto o endurecimento das regras. Por exemplo, se outra onda de COVID-19 varre o mundo, os estádios podem precisar ajustar a capacidade em um curto espaço de tempo.
Mas, e talvez o mais importante de tudo, a experiência deve permanecer o mais agradável e envolvente possível, desde o momento em que os torcedores entram no estádio ou em um evento, até a sua saída.
Lições no mundo inteiro
Enquanto as atrações na Ásia foram reabertas e estão controlando a temperatura das pessoas, estabelecendo limites de capacidade e reduzindo os tempos de permanência, a lição mais importante que podemos aprender com a indústria de atrações são suas estratégias de gerenciamento de capacidade.
Essas "atrações gerenciadas por capacidade" usam ingressos programados, um sistema semelhante às filas virtuais. Os clientes entram em uma fila virtual, independentemente da localização e, pouco antes de uma vaga ficar disponível, eles são alertados sobre uma área de espera.
Outras tecnologias globais também têm ajudado os gerentes de eventos na época do COVID. Por exemplo, na Europa, o time de futebol AFC Ajax já usou o reconhecimento facial para verificar a venda de ingressos online, enquanto em Los Angeles, uma concessionária com sede em Chicago está usando um robô chamado Flippy para melhorar a eficiência. Dentro dos estádios: o que poderia reduzir as filas.
Por outro lado, Tropicana Field, a casa de São Petersburgo do Tampa Bay Rays da Liga Principal de Beisebol, também automatizou seus processos financeiros. Em 2019, eles se tornaram totalmente gratuitos, uma medida que reduz o risco de transmissão de vírus por meio do manuseio de dinheiro.
Como a tecnologia do estádio apoiará a reabertura?
Ninguém pode dizer com certeza como será a experiência dos fãs no futuro, mas requer um investimento significativo e planos cuidadosamente elaborados para equilibrar segurança com conforto e facilidade. Há um fato: como afirma a Associação Internacional de Instalações Esportivas e de Lazer (IAKS), "a contribuição do público é parte integrante da experiência do visitante, portanto deve ser o mais eficiente e agradável possível." Assim que os estádios e arenas puderem receber os fãs de volta, sabemos que as pessoas estarão ansiosas para torcer por seus times favoritos novamente, mas também vão querer se sentir seguros fazendo isso.
Isso pode ser alcançado por meio de tecnologia de estádio, assim:
- Gerenciamento de fila virtual
- Aumento da sinalização digital para orientar e dar alertas
- Aplicativos no local que contêm ingressos e fornecem informações em tempo real sobre banheiros e vendas internas.
- Dar mais ênfase à desinfecção e higiene por meio de interações sem contato, todas “prontas para usar” e sem dinheiro.
E, como os organizadores do evento sabem muito bem e o IAKS confirma, "Incentivar os fãs a chegar cedo ao estádio e partir muito depois do evento é um conceito bem estabelecido que ajuda a minimizar o congestionamento, aumenta o entretenimento dos fãs e aumenta a geração de renda". Os organizadores do estádio precisam de toda a ajuda necessária para garantir que os participantes do evento possam aumentar o tempo de permanência enquanto permanecem seguros. Como conseguir isso?
Gerenciamento de filas virtuais
Em um esforço para aliviar a carga dos fãs e participantes do evento, os proprietários de estádios precisarão investir em sistemas de inteligência de massa que utilizam Inteligência Artificial (IA), sensores e algoritmos avançados, filas de rastreamento e cronometragem. Espere dentro e fora do estádio.
Uma fila virtual é uma forma de estádios e eventos gerenciarem a capacidade da multidão para que os fãs não fiquem fisicamente na fila horas antes do início do evento. Isso também dá aos fãs uma cota de tempo para chegar à sua porta designada sem ter que fazer fila.
Reconhecimento facial
Soluções de tecnologia de estádio mais complexas também foram mencionadas, incluindo reconhecimento facial em portões, máquinas de higienização de passagem, câmeras térmicas para detecção de febre, esforços aprimorados de comunicação de áudio e vídeo para reforçar e monitorar processos, sistemas de segurança. Que controlam o acesso e reforçam o distanciamento físico. Basicamente, o objetivo será minimizar os pontos de contato: portas, ingressos, luzes, banheiros, dinheiro, maçanetas, etc.
Wayfinding e sinalização digital
Até agora, a localização desempenhou um papel importante em ajudar os participantes a navegar em estádios complexos. É importante que eles sempre saibam onde estão e por onde podem caminhar fluentemente dentro do recinto.
Consequentemente, em um mundo com COVID-19, a sinalização interna desempenha um papel ainda maior na mobilização das pessoas. Depois que os participantes entram em um local, eles precisam saber como participar do restante da experiência do evento - desde comprar comida e bebidas até ir ao banheiro. Os organizadores conhecem cada centímetro de seu lugar, mas o público não. Um sistema de orientação eficaz evitará que eles se sintam frustrados ou estressados e, em última análise, terá um impacto positivo na forma como os visitantes percebem as instalações.
Esta etapa requer tecnologia altamente adaptável que pode exibir informações em tempo real. A sinalização tradicional ou digital pode ser usada para exibir informações, direções e avisos.
A ideia é que as informações sejam exibidas em dispositivos móveis e telas dispostas em todos os lugares, desde roletas até banheiros, pontos de venda de alimentos e bebidas e lojas. Com o gerenciamento virtual de filas, isso é possível, pois os participantes do evento estarão cientes dos tempos de espera, permitindo-lhes, em última análise, tomar decisões informadas sobre quando e onde ir para comer e beber.
Crowd Intelligence
Para uma melhor experiência do participante, o gerenciamento de filas, orientação no local e sinalização digital podem ser combinados com análises em tempo real sobre a densidade e o fluxo de pessoas, permitindo decisões baseadas em dados sobre portas superlotadas, equipe de eventos, segurança e saneamento. É aí que a crowd intelligence pode agregar valor.
O que os estádios podem aprender com as salas de espera?
Nos contextos de varejo, clínico e governamental, os clientes e cidadãos tiveram que ajustar seu comportamento em relação às filas. As diretrizes de distanciamento social limitaram a capacidade de permitir que os clientes se registrem para compromissos e serviços por meio do uso de um totem ou na recepção. E, na maioria dos casos, o acesso aos saguões e áreas de espera é restrito aos funcionários e a um número limitado de clientes ou pacientes examinados.
Então, como as lições que já estão sendo usadas em outros contextos podem ser aplicadas para otimizar os desafios de gerenciamento de capacidade na indústria do entretenimento? A lição aqui é sobre uma combinação de preparação, tempo, informações digitais e advertir as pessoas virtualmente.
Colocando as pessoas "no convés": o valor de uma área de preparação
Uma solução é trazer um número menor de capacidade total para uma preparação ou área de preparação virtualmente, colocando-os 'no convés'. No contexto de um estádio, colocar centenas ou mesmo milhares de pessoas em um 'espaço de espera' físico não resolve realmente o problema do distanciamento social. Mas. O que acontece se fizermos uma área de pré-espera? Um sistema digital pode limitar o número de pessoas que se dirigem para uma porta específica em um horário específico, o que significa que os compradores de ingressos (que também podem ser tomadores de temperatura em alguns casos) podem gerenciar o fluxo de participantes de uma forma muito mais eficaz.
Em vez de forçar as pessoas a fazerem fila do lado de fora quando uma porta específica atinge a capacidade, a tecnologia de enfileiramento virtual notifica os clientes quando eles estão perto de serem atendidos. Então, dependendo do processo de entrada ou do tempo médio de espera para cada estádio ou grande área, os participantes do evento podem se preparar com antecedência, convidando-os para sua área de espera.
Tem que ser uma sala de espera de verdade? Vamos enfrentá-lo, não há muitos espaços para esperar fora de um grande estádio ou local. A área de preparação é mais um conceito do que um espaço físico, é organizar as pessoas, aproximar e preparar. O equivalente a uma sala de espera pode ser uma área externa mais próxima da entrada, ou mantê-los em seus próprios espaços (como seu carro ou um café do outro lado da rua) e, em seguida, aproximá-los quando chegar a hora certa.
Quanto tempo leva? ... O espaço que você tem
Como já sabemos, tornar a experiência do público o mais indolor possível exige que os gerentes de eventos implementem o planejamento e a infraestrutura adequados para garanti-la. Para equilibrar o risco de aproximá-los muito, precisamos saber as respostas para algumas perguntas:
- Quantas pessoas chegarão?
- Qual é a distância um do outro que eles devem ficar?
- Quanto espaço eles têm para ficar fora do estádio?
- Quanto tempo devemos 'entretê-los' para que entrem com segurança?
Por exemplo, pode levar um tempo médio de 2 minutos para verificar a temperatura de alguém, seus pertences, seu tíquete e seu rosto. De acordo com as novas diretrizes de distanciamento social, você só pode acomodar um certo número de pessoas em uma fila e deve mantê-las a dois metros de distância (pelo menos). Você provavelmente também não quer deixar os fãs esperando na fila por mais de 20 minutos. Portanto, a resposta é preparar grupos de pessoas, os que sejam necessários de acordo com os seus processos e espaço permitirem, e chamar um novo grupo a cada 20 minutos.
A tecnologia torna tudo mais fácil
Mas não se preocupe muito em calcular os tempos de notificação. Sistemas como o nosso Q-Anywhere irão ajudá-lo a determinar o fluxo e o tempo ideais para colocar os ventiladores no convés, com base nos dados que você fornece em tempo real.
A boa notícia é que, se as filas estiverem se movendo mais rápido do que o esperado, você também pode atualizá-las em tempo real para que saibam que podem entrar no local mais rapidamente.
Se você der uma olhada nos detalhes de como tecnologia como o On-Deck Virtual Capacity Management funciona, você perceberá que é bastante simples e engenhoso.
- As mensagens SMS bidirecionais permitem que as pessoas vão a algum lugar, esperando em casa, em uma cafeteria ou em seus carros, até que recebam um SMS ou convite baseado em texto que os prepara para irem para a sala de espera, seja uma área de espera real, área próxima, ou apenas uma 'área de fase' virtual que os prepara mentalmente para se dirigirem à área de espera real.
- O Wait Anywhere permite que você defina o número de clientes que deseja permitir em sua área de espera a qualquer momento. Este é um valor configurável que pode ser definido com base na capacidade do espaço.
- Uma vez que o participante do evento tenha entrado na área de espera que você definiu, você pode seguir seus processos padrão para entrar e enviá-los para a porta correta, com segurança e sem problemas.
Soluções de gerenciamento de capacidade podem manter as portas do estádio abertas
As diretrizes de gerenciamento de capacidade apresentam às organizações um conjunto único de desafios, e ter portas abertas significa abraçar novas formas de trabalhar para evitar gargalos no fluxo de clientes.
As tecnologias de convés ACF e de sala de espera virtual podem melhorar a experiência do cliente, eliminando gargalos associados às limitações de gerenciamento de capacidade.
Ele tira um pouco da ansiedade, garante que o distanciamento social assuma o controle e ajuda a controlar o fluxo de clientes. E isso, por sua vez, reduz a pressão sobre os funcionários que enfrentam o público no momento.
Resumindo, poder esperar em qualquer lugar e receber alertas com a tecnologia On-Deck, Check-in Anywhere ou receber um assistente em qualquer lugar não é apenas um modismo, é preciso ter em mente que o distanciamento social veio para ficar.
Conclusão: continuem chegando e sintam-se seguros: as filas virtuais podem ser a resposta que você não sabia que estava procurando
Se você deseja manter estádios ou locais de entretenimento ocupados, você precisa ajudar as pessoas a entrar e sair com segurança com o mínimo de complicações possível e ajudá-las a se moverem pelo local com segurança para que possam relaxar, se divertir e gastar mais dinheiro enquanto estão lá. Claro, visitar um estádio na época do COVID-19 será uma experiência totalmente nova para os participantes e fãs, mas nada do “novo normal” será normal.
A resposta para manter os esportes, as artes e qualquer outro evento ao vivo é ajudar os fãs, espectadores e clientes a virem aos locais e compartilhar a experiência de maneira segura, conveniente e socialmente responsável. Portanto, pense nisso, colocá-los no convés com filas virtuais pode ser a resposta.
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