6 formas de reduzir os tempos de espera em escritórios do governo

O sistema público não é exatamente sinônimo de tempos de espera curtos, quando a maioria das pessoas pensa no departamento de trânsito, serviços de impostos internos ou qualquer área do sistema público, pensam em longas filas e serviço lento e, infelizmente, essa reputação foi conquistada com o pulso.

Mas, para atingir a meta de reduzir os tempos de espera, devemos entender por que eles acontecem. Os escritórios do governo geralmente oferecem uma ampla gama de serviços e devem atender aos cidadãos com uma infinidade de necessidades e experiências diferentes. E geralmente eles simplesmente não têm pessoal para prestar um serviço rápido e contínuo aos cidadãos, por mais que tentem.

Felizmente, há muitas coisas que você pode fazer para reduzir o tempo de espera, aproveitando os avanços mais recentes em tecnologia, e é por isso que queremos compartilhar com você seis dos mais importantes:

Reduzir o tempo de espera, aproveitando os avanços mais recentes em tecnologia

Amplie suas ofertas on-line  

Até recentemente, a maioria dos serviços do governo tinha que ser entregue pessoalmente; se alguém precisava acessar um serviço, tinha que visitar fisicamente um escritório do governo e entrar em uma fila. Mas as inovações tecnológicas agora permitem que você forneça serviços cívicos online de forma integrada, renovar uma carteira de motorista ou passaporte agora é tão fácil quanto preencher um formulário online.

Quanto mais cidadãos puderem acessar o serviço de que precisam online, menor será a pressão sobre sua equipe, liberando-os para fornecer um serviço de melhor qualidade aos cidadãos que optem por acessar seus serviços pessoalmente e menos pessoas em seu escritório. Governo, menos tempo cada pessoa vai gastar esperando na fila.

Por fim, se alguém não atender aos requisitos adequados para acessar o serviço de que precisa ou não levar os documentos de que precisa a uma agência, terá que perder tempo na fila de um serviço a que não pode acessar, mas se os próprios cidadãos tentarem. acesso a esse serviço online, eles descobrirão que não são elegíveis muito mais cedo. Se precisarem de um documento que não sabiam ser necessário, estão em casa para retirá-lo ou podem encomendá-lo online com alguns cliques do mouse.

Quanto mais serviços você oferece online, menos pessoas precisarão visitar seu escritório. Essa mudança por si só vai transformar a experiência de cada cidadão ao acessar seu serviço, pois todo o seu funcionamento será muito mais tranquilo.

Programação inteligente

O software de agendamento de consultas pode transformar os escritórios do governo lotados em uma coisa do passado. Em vez de ter que comparecer e esperar ter sorte com o comprimento da fila, os cidadãos podem agendar uma consulta online e, em seguida, chegar no horário designado.

Ao permitir que os cidadãos pesquisem online para ver qual agência tem o menor tempo de espera, você os capacitará a acessar o serviço de que precisam da maneira mais eficiente possível. Isso não apenas proporcionará a eles uma experiência cidadã muito melhor, mas também os ajudará a administrar o fluxo de pessoas em cada um de seus gabinetes de governo.

O software de agendamento inteligente também lembra automaticamente os cidadãos do que eles precisam levar para a consulta, para que nunca fiquem sem poder acessar o serviço de que precisam. Isso ajuda a garantir a melhor experiência possível para os cidadãos e agiliza seus serviços.

Tudo isso torna toda a sua operação mais eficiente, melhorando a experiência dos cidadãos e de sua equipe.

E quando as coisas estão menos agitadas para o seu pessoal de linha de frente, eles têm mais espaço mental e capacidade para entregar uma experiência cidadã de qualidade - algo que é muito mais difícil de fazer quando você está sobrecarregado e tentando processar cada cidadão o mais rápido possível.

Formulários on-line 

Oferecer aos cidadãos a opção de preencher a documentação relevante que eles devem apresentar para acessar um serviço antes de chegar para sua consulta é outra maneira simples de reduzir o tempo de espera em seu escritório governamental.

Isso reduzirá o número de cidadãos em suas instalações, melhorando os tempos de espera percebidos. Além disso, vai garantir que todos os cidadãos tenham acesso a todas as informações de que precisam para preencher o formulário corretamente, pois terão todos os documentos comprovativos em mãos em casa, outra situação que ajudará é que formulários incompletos e incorretos não serão através de um sistema online, o que significa que os cidadãos nunca terão de passar pela experiência frustrante de preencher o mesmo formulário duas vezes se o fizerem incorretamente na primeira vez.

Capacitar o cidadão a preencher a documentação antes do agendamento pode economizar de dez a quinze minutos a cada visita, agilizando toda a sua operação e, ao mesmo tempo, melhorando a experiência de cada cidadão.

Atribuir a equipe de acordo com as necessidades do cliente

O Q-Flow arma os serviços governamentais com dados que pode usar para identificar altos e baixos na atividade do cliente em cada momento do ano, mês, semana e dia. Você pode então usar essas informações em tempo real para planejar as programações da equipe, de modo que seu departamento funcione da maneira mais eficiente possível em todos os momentos.

O sistema Q-Flow também atribui automaticamente aos cidadãos o membro da equipe mais adequado para ajudá-los com base em suas necessidades específicas. Isso garante que cada cidadão obtenha o serviço de que precisa o mais rápido possível, fazendo com que toda a sua operação funcione sem problemas.

E quando tudo funcionar melhor, os cidadãos que acessam seus serviços e sua equipe terão uma experiência muito menos frustrante.

Seja direto sobre os tempos de espera 

Uma grande razão pela qual esperar na fila é tão doloroso é o fato de que você não sabe quanto tempo vai ficar lá. Você deveria se incomodar em ficar? Você precisa reorganizar seus planos ou levará apenas mais dez minutos?

Tudo vai muito melhor se você comunicar os tempos de espera aos cidadãos para que eles possam planejá-los.

Sistemas como o Q-Anywhere permitem que você publique tempos de espera ao vivo online e em telas digitais em sua sala de espera. Se o tempo de espera mudar, os cidadãos serão notificados automaticamente por meio de notificação móvel e sinalização digital no local.

Consultas virtuais 

Por último, mas não menos importante, os escritórios do governo de hoje podem fazer consultas on-line por meio de chamadas de vídeo. Isso elimina a necessidade de os cidadãos irem às instalações para garantir que tudo funcione da melhor maneira possível.

Seus cidadãos terão uma experiência muito melhor marcando sua consulta no conforto de sua própria casa, em vez de ter que fazer uma viagem para obtê-la. Eles podem simplesmente colocá-lo em sua programação de acordo com sua própria conveniência, em vez de ter que ir a um escritório do governo e esperar na fila.

E se seu compromisso atrasar, eles podem continuar com as coisas em casa ou no escritório, em vez de ter a experiência frustrante de ter que ficar em uma sala de espera.

Você deseja reduzir o tempo de espera de seu serviço?

Descubra como nosso software de gerenciamento de filas de última geração pode melhorar a experiência dos cidadãos em todos os serviços do governo e transformar a maneira como os cidadãos interagem com seus serviços por meio desses seis recursos.