La implementación de la vacuna contra el COVID-19 va bien encaminada, pero todavía falta mucho tiempo para que todas las personas que quieren la vacuna puedan recibirla. Además, aún hay mucha incertidumbre alrededor del tiempo de inmunidad que ofrece y qué tan efectivas serán ante las diversas cepas de COVID. Esto significa que los proveedores de salud seguirán administrando vacunas, además de la inmunización anual contra la gripe y el cuidado regular del paciente, en el futuro cercano.
No existe una solución “unitalla” para incorporar la inoculación en el flujo regular del paciente dentro de su organización. Pero sin importar si opera un sitio de vacunación masivo, un centro de vacunación emergente o incorpora la vacuna contra el COVID en su práctica habitual, hay pasos en común que puede seguir para integrar con éxito las vacunas contra el COVID en su flujo de trabajo diario.
1. Trace un flujo de trabajo para la vacunación contra el COVID
Todos los proveedores tienen los mismos objetivos básicos cuando se trata de la inoculación: administrar la vacuna a la mayor cantidad posible de pacientes en el menor tiempo posible. Esto se debe combinar con un ambiente limpio, seguro, sin esperas, cuellos de botella en el flujo, desperdicio de vacunas para una experiencia positiva.
Para asegurar que todas esas cosas en verdad sucedan, usted necesita un flujo de pacientes sin errores y puede comenzar trazando cada una de las paradas que hace un paciente desde el momento en que llega a su ubicación hasta que se marchan. Por lo general el proceso conlleva más pasos de lo que se imagina, estos son algunos:
- Entrar al estacionamiento(¿los pacientes se registran en remoto?)
- Entrar al edificio (¿por cuál entrada?)
- Subir al asensor
- Ir a la recepción (¿en qué momento se verifica el seguro del paciente?)
Trazar este proceso lo más específicamente posible le ayudará a anticipar cuellos de botella, planificar correctamente los turnos de su personal y el almacenamiento de las inyecciones, un elemento esencial ya que si un eslabón de la cadena se rompe el resto se ve afectado. Por supuesto que los pasos varían de un caso a otro. Por ejemplo, si usa un registro móvil, los pacientes pueden llenar su ficha y contestar las preguntas que necesite dentro de su vehículo en vez de hacerlo frente a la recepción. Si cobrará el servicio al seguro médico, podría ahorrar tiempo y reducir la cantidad de personal en su lobby al verificar la información del seguro al momento de la reserva de la cita o la confirmación, en vez de hacerlo hasta la llegada del paciente.
2. Haga los ajustes para las necesidades de su personal
La habilidad para administrar las vacunas mientras atiende a sus pacientes regulares depende en gran manera de su personal y capacidad. En un centro de vacunación relativamente optimizado, un proveedor podría administrar inoculaciones a entre 7 y 10 pacientes por hora con dos personas de apoyo, según un estudio reciente de McKinsey & Company. Para ponerlo en perspectiva, esto es mucho más despacio, y casi 3.5 veces más laborioso, que administrar la vacuna de la gripe estacional.
Tenga en mente que cuando asigna al personal para la vacunación, también los está desviando de sus tareas y pacientes habituales. Así que no solo debe planificar para el aumento en el volumen de pacientes para inoculaciones, sino compensar reduciendo el volumen de pacientes en otros lugares.
La configuración de su personal cambiará dependiendo de la configuración y necesidades de su centro. Por ejemplo, si usa el registro móvil, no necesita que uno de sus empleados haga las preguntas de detección de COVID.
Sin embargo, puede que aún así necesite que uno de sus colaboradores esté disponible para comunicarse con los pacientes y darles instrucciones adicionales, dependiendo de cómo hayan contestado las preguntas de detección durante el registro móvil. Pero, como el personal interactúa con los pacientes solo cuando ellos lo necesitan, están libres para emprender otras tareas críticas.
Otra postura que debe considerar es que alguien monitoree a los pacientes durante el periodo de observación inmediatamente después de la inoculación. Si bien es cierto que puede usar llamadas automatizadas de control después de la vacunación para verificar cualquier efecto secundario, la CDC recomienda un periodo de observación inmediata de 30 minutos.
3. Comunicación con el paciente
Para que el proceso de vacunación a gran escala sea un éxito, los pacientes necesitan saber:
A dónde presentarse si tiene varias ubicaciones o entradas (por ejemplo, algunas organizaciones tienen puertas especiales para pacientes enfermos y para pacientes sanos)
Cuándo presentarse: Esto incluye el horario de la cita, pero también todas las actualizaciones. Por ejemplo, un sistema automatizado de espera puede notificar a los pacientes si su cita se ha atrasado (incluso antes de que salgan de casa), evitando aglomeraciones al permitir que los pacientes esperen fuera de su organización.
Qué hacer cuando lleguen al centro de vacunación: Puede que un miembro de su personal actúe como guía de pacientes, ayudándoles a encontrar el camino correcto cuando lleguen, ayudando a garantizar el distanciamiento social y asistiendo a los pacientes durante el proceso de inoculación. Pero también es posible que alivie la carga de su personal con una combinación de actualizaciones móviles y señalización digital.
Una vez que los pacientes estén registrados, a través de un kiosco, por ejemplo, las actualizaciones llegan directamente al móvil del paciente y la señalización digital en el área de espera y en todo el centro pueden guiar el flujo de pacientes, dirigirlos hacia el siguiente paso o actualizar su información de espera.
Por supuesto que la comunicación con el paciente en realidad no termina. Desde asegurar que los pacientes reciban la segunda dosis hasta mantenerse en contacto por cualquier posible evolución de la vacuna, como refuerzos, usted se mantendrá en contacto con sus pacientes mucho después de la visita inicial.
Tanto si su organización es una cadena de farmacias, una organización pública de salud, hospital o práctica médica privada, usted enfrentará distintos retos con la implementación de la vacuna contra el COVID. Cuando se trata de incorporar una vacuna al flujo de trabajo existente, usar una combinación de soluciones puede ayudar a aliviar la carga de su personal, mantener una comunicación óptima con el paciente y aumentar la eficiencia de su programa de vacunación contra el COVID.
