Es probable que pasen varios meses antes de que una vacuna COVID esté ampliamente disponible para el público en general. Pero los proveedores de atención médica ya están lidiando con cómo integrar las vacunas masivas en sus flujos de trabajo diarios. Retrase la planificación y corra el riesgo de omitir dosis, perder tiempo y frustrar a los pacientes y al personal.
Al automatizar tantas partes del viaje del paciente como sea posible, puede asignar su tiempo cara a cara y por teléfono donde más lo necesite, al tiempo que conserva el toque personal que es una parte clave de la experiencia del paciente.
Organizaciones tan diversas como hospitales, clínicas de atención de urgencia, consultorios médicos, farmacias minoristas y clínicas de vacunación emergentes experimentarán muchos de los mismos desafíos con respecto a los flujos de trabajo de administración de vacunas:
- Aumento significativo en la comunicación y el alcance de los pacientes
- Crear un plan de implementación cuando el lanzamiento de la vacuna es impredecible
- Seguimiento cuidadoso de las dosis y seguimiento de los pacientes
- Hacer malabarismos con los aumentos y caídas en la disponibilidad de vacunas
- Necesidad de gestionar los patrones de trabajo del personal
- Considerando los diversos requisitos de accesibilidad de las personas en los sitios de vacunación
- Acomodar el tráfico sin cita previa junto con las citas programadas
- Gestionar el flujo de pacientes y la capacidad para facilitar el distanciamiento social.
- Identificación de eventos adversos
- ¡Y mucho más!
Si bien algunas consideraciones operativas y logísticas de la administración de vacunas diferirán según el tipo de instalación y la población de pacientes, el recorrido de su paciente debe incorporar estos cinco elementos imprescindibles para un flujo de trabajo de vacunación exitoso:
Debe tener #1: Programación de Citas en Línea
Las estadísticas varían, pero una cosa está clara: los pacientes prefieren cada vez más programar citas en línea, y la capacidad de programarlas en línea es un factor que influye en la selección de médicos. La programación en línea es especialmente útil en situaciones en las que debe programar un gran volumen de pacientes para citas breves y sencillas (como la vacuna COVID). El motor de programación subyacente debe permitir que los pacientes reserven ambas dosis a la vez, al tiempo que se garantiza que el personal, la ubicación y la disponibilidad de la vacuna se verifiquen en tiempo real, y que se cumpla automáticamente el intervalo de tiempo necesario entre las dosis.
La plataforma Q-Anywhere se puede personalizar para adaptarse a las pautas de su instalación, localidad o estado. Por ejemplo, la programación en línea puede verificar la elegibilidad de la vacuna, permitiendo que solo aquellos pacientes que cumplen con los criterios de vacunación programen citas. Por ejemplo, si su estado comienza vacunando solo a los pacientes mayores de cierta edad, la programación de Q-Anywhere puede incluir ese parámetro. O bien, puede programar pacientes de alto riesgo en ciertos bloques, para minimizar su contacto con otros pacientes.
En algunas ocasiones, puede ser necesario programar las vacunas en masa en nombre de los pacientes utilizando un modelo de carga masiva, y simplemente comunicarles los detalles de su cita, en lugar de pedirles que se reserven por sí mismos. Esto podría ser para las primeras oleadas de los miembros más vulnerables de la sociedad. Tener un motor de programación que admita este modelo, así como la reserva dirigida por el paciente, es fundamental para el éxito de la entrega de la vacuna. Como ejemplo, la plataforma Q-Anywhere tendrá en cuenta las siguientes variables al programar en nombre de los pacientes:
- Ubicación: uso de coordenadas geográficas para reservar al paciente en el sitio de vacunación más cercano.
- Accesibilidad: hacer coincidir todas las necesidades de accesibilidad con los sitios de vacunas, p. acceso en silla de ruedas
- Tipo de vacuna: uso de marcadores de salud clave para reservar el tipo de vacuna necesaria
- Intervalo de dosis: aplica automáticamente los intervalos de tiempo necesarios.
Debe tener #2: Gestión de Filas Virtuales
Cuando los pacientes se registran virtualmente, desde su automóvil u otro lugar, se minimiza el riesgo de reunirse en su vestíbulo. La gestión de colas virtuales le permite dirigir a los pacientes exactamente a dónde deben ir y cuándo. Puede monitorear y controlar el flujo y la capacidad de los pacientes, ya sea que su instalación tenga una ubicación de vacunación o muchas.
En el check-in virtual, los pacientes pueden responder preguntas de detección, lo que podría llevarlos a una ubicación, carril u otra área de espera específicos. Por ejemplo, puede separar a los pacientes potencialmente enfermos (es decir, aquellos que han estado expuestos al COVID en los últimos 14 días) o distribuir a los pacientes dependiendo de si están recibiendo su primera o segunda dosis de vacuna.
Debe tener #3: Habitaciones de Pacientes Virtuales
Una vez que un paciente se ha registrado para su cita de vacunación, las salas de espera virtuales le permiten esperar en cualquier lugar: su automóvil, una cafetería o un parque cercano, por ejemplo. Las notificaciones y actualizaciones periódicas sobre su lugar en la cola virtual garantizan que los pacientes nunca se sientan olvidados o fuera del circuito. Cuando llega el momento de la cita del paciente, se le notifica cuándo y dónde ingresar a sus instalaciones, solo cuando sea seguro hacerlo.
Si las citas se retrasan, las notificaciones y la comunicación bidireccional permiten a los pacientes aceptar nuevos tiempos de espera o reprogramar sus citas si es necesario. También podrían enrutarse a ubicaciones alternativas, si corresponde.
Debe tener #4: Programación y recordatorios para segundas dosis
Quizás la parte más importante del flujo de trabajo de la vacuna COVID es programar, confirmar y recordar a los pacientes las citas de la segunda dosis. Si los pacientes omiten su segunda dosis, no estarán completamente vacunados y probablemente tendrán que comenzar el proceso de nuevo. Esto desperdicia el tiempo del paciente y del proveedor, sin mencionar las dosis de vacunas que podrían ser escasas.
La programación automatizada y los recordatorios multimodales redundantes reducen la tasa de no presentarse, al tiempo que permiten a los pacientes reprogramar fácilmente dentro de ciertos parámetros (por ejemplo, otro intervalo de tiempo el mismo día o dentro de una determinada ventana de días). Al automatizar el proceso de recordatorio, su personal puede concentrarse en la atención del paciente, en lugar de en las llamadas de recordatorio.
Debe tener #5: Videollamadas para posibles efectos secundarios
Los ensayos clínicos muestran que las vacunas COVID actuales son seguras y eficaces. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de reacciones o efectos secundarios. Más importante aún, los proveedores pueden recibir instrucciones para rastrear e informar cualquier efecto secundario, lo que aumenta su ya pesada carga de tareas administrativas.
Con la plataforma Q-Anywhere, los pacientes pueden recibir llamadas automáticas de control posteriores a la vacuna, verificando la presencia o ausencia de efectos secundarios y solicitándoles que programen una visita telefónica o por video si la situación lo justifica. Los datos de las visitas de telesalud le permiten identificar fácilmente cualquier tendencia, sin importar qué proveedor realice las visitas.
Las funciones automatizadas y basadas en la nube de Q-Anywhere garantizan la seguridad del personal y del paciente, además de la eficiencia del flujo de trabajo masivo de vacunas. Ya sea que usted sea un consultorio médico tradicional, una clínica satélite u opere una ubicación de vacunación emergente o de paso, estos cinco elementos automatizados garantizarán un flujo de trabajo de vacunación exitoso.
