La experiencia de los clientes que visitan una sucursal de tu negocio será un elemento decisivo para que regresen y para que hablen bien de ti. Bajo esta premisa, necesitarás trabajar en ofrecer una atención al cliente que resulte satisfactoria en todos los niveles, para lo cual deberías poner al cliente en el centro de tu estrategia de negocios.
Uno de los principales desafíos en la experiencia del servicio al cliente, es la eliminación de las largas filas y la disminución de los tiempos de espera en las sucursales del negocio, una problemática que afecta a empresas del sector salud, finanzas, retail y entidades gubernamentales que disponen de oficinas físicas.
Importancia de optimizar los tiempos de espera
Es necesario considerar la gestión del tiempo de los clientes como un elemento estratégico para el negocio. Las empresas deben buscar soluciones tecnológicas destinadas a conseguir una mayor eficiencia operacional, reduciendo el tiempo de espera en sucursales y evitando que las personas pierdan valiosas horas esperando a ser atendidos o recibir un servicio.
Siendo uno de los elementos con mayor influencia sobre la experiencia del cliente y su fidelización, conviene la incorporación de sistemas de gestión de filas virtuales, agendamiento de turnos y reserva de citas online, entre otras soluciones digitales sencillas que consiguen modernizar el proceso de servicio al cliente.
3 tips para reducir tiempos de espera en sucursales
Tanto las filas como los largos periodos de espera en sucursales, se encuentran asociados a procedimientos anticuados que derivan en una atención lenta, capaz de generar frustración en los clientes. ACF Technologies ofrece múltiples soluciones que las empresas pueden incorporar a su estrategia de transformación digital, a continuación te compartimos 3 que sabemos te serán de mucha ayuda:
1. Sistemas de gestión de filas con Inteligencia Artificial
Las experiencias vividas en el mundo durante los últimos años y el avance de las nuevas tecnologías, cambiaron radicalmente los patrones de comportamiento de las personas. Por consiguiente, es necesario modificar nuestra perspectiva respecto a la gestión de filas y apoyarnos en sistemas de turnos digitales que permitan reducir tiempos de espera, incrementando así la satisfacción al cliente al responder a sus necesidades.
Al implementar un sistema de gestión de turnos tienes la oportunidad de administrar correctamente el flujo de clientes de forma automática. Esto es posible gracias a la aplicación de Inteligencia Artificial y aprendizaje automático, tecnologías que utilizan datos del cliente en tiempo real para conseguir una mejora en su recorrido.
2. Tickets virtuales y notificaciones de tiempo de espera
El uso de tickets virtuales elimina la espera tradicional, transformándola en una sala de espera digital. Con esta solución se elimina el caos del ambiente y se reducen los tiempos de espera. Uno de los primeros sectores en adoptar esta tecnología, fue el sector aéreo con el Check-In online, pero ahora, cada vez más industrias se suman a una tendencia que promete desplazar al ticket en papel.
Al implementar un software de turnos como parte del proceso de transformación digital de tu negocio, consigues agilizar procesos, modernizar la imagen de tu empresa, destacar frente a la competencia y reducir costes gracias al ahorro de papel e impresión. Además, el ticket virtual es percibido como algo útil por parte de los clientes, pues minimiza sus tiempos de espera en la sucursal.
3. Integración de fuentes de datos e información en tiempo real
Utilizar software de filas virtuales garantiza que las empresas puedan adaptar sus servicios a las necesidades reales de los clientes, de manera proactiva, dinámica y automática. Conforme los sistemas filas virtuales optimizan el flujo de clientes, la IA realiza la recolección de datos de clientes y los utiliza para alimentar algoritmos para entender el comportamiento de los usuarios.
Cuando los sistemas de gestión de filas se integran a todos los canales de atención al cliente, podrán adaptarse de forma rápida a las necesidades exactas de la empresa. Del mismo modo, la IA utilizará los datos históricos recopilados en años anteriores para planificar con suficiente antelación la necesidad de personal en distintos periodos del año y optimizar el flujo de clientes.
Ventajas de la gestión de áreas de espera en sucursales
Tener control sobre las áreas de espera representa diversas ventajas, entre ellas:
- Generas orden y confort en la sucursal: El turnero digital elimina la necesidad de permanecer en la cola física y desordenada, con el beneficio adicional de poder controlar el flujo de personas, segmentar a los clientes según el motivo de la visita y asignarles el cajero o empleado más calificado para resolver su caso particular.
- Le ahorras tiempo a los clientes: La reducción de los tiempos de espera es uno de los objetivos principales al implementar software de filas, convirtiéndose en una ventaja para la vida del cliente, pues representa un ahorro de tiempo y esfuerzo en su rutina cotidiana al permitirles obtener su turno de forma remota desde un ordenador o dispositivo móvil.
- Optimizas el uso de los recursos: Poder conocer con anticipación la demanda de atención en una sucursal de tu negocio, deriva en un flujo controlado y más eficiente. Gracias a los sistemas de filas puedes organizar mejor al recurso humano para atender las necesidades de tus clientes, ajustando la oferta a la demanda.
- Mejoras la eficiencia operacional: Tendrás un monitoreo más eficiente, pudiendo supervisar todo lo que ocurre en tu sucursal. Las soluciones de filas online te permiten identificar el volumen de tráfico, compararlo con datos actuales e históricos, para asignar las tareas administrativas del personal en tiempo real y de una forma más eficiente.
- Dispones de una herramienta útil en la toma de decisiones: El turnero digital, integrado a una plataforma BPM y otras soluciones de automatización de procesos, consigue recabar información valiosa para la toma de decisiones empresariales que deriven en mejoras en la calidad del servicio y la experiencia del cliente.
¿Te interesa mejorar los tiempos de espera en las sucursales de tu empresa? Consulta a un miembro de nuestro equipo y agenda una demostración gratuita en la que podrás conocer cómo dar un salto de calidad en la experiencia de tus clientes.
