ACF Transforma la operación en Departamento de Vehículos Motorizados

Sobre el cliente

En 1907 se formó esta Oficina de Vehículos Motorizados, que fue pionera entre las ciudades estadounidenses y sentó el precedente de exigir a los automovilistas que exhibieran en un lugar destacado los registros emitidos por el gobierno en sus vehículos. La jurisdicción de esta oficina del Medio Oeste abarca una gran variedad de responsabilidades, que incluyen licencias y registros, renovaciones de identificaciones y licencias, exámenes de manejo, evaluaciones de conocimientos y la adquisición de etiquetas de vehículos. Además, administra numerosas oficinas de registro adjunto y estaciones de examen de conductores en todo el estado. .

How_Q-Flow_transformed_this_BMVs_operations_ACFTechnologies_cs_gov_en_2023_Cover

Desafío

La oficina de vehículos de motor encontró una multitud de obstáculos complejos que los llevaron a buscar una solución innovadora para sus desafíos operativos. Sin una solución existente, la BMV se enfrentó a largos períodos de espera y salas de espera sobrepoblados. Atendían a clientes sin cita previa, eran filas largas sin ningún orden más que el de llegada.

Se encontraron con la necesidad de un enfoque que permitiera a los visitantes adquirir sus turnos y asegurar citas sin el inconveniente de hacer cola. Además, tras el inicio de la pandemia, la BMV requirió la adaptación de Q-Flow para alinearse con las demandas que surgieron de las regulaciones COVID-19, lo que resultó en el requisito de un mecanismo de cola o  fila virtual.
How_Q-Flow_transformed_this_BMVs_operations_ACFTechnologies_cs_gov_en_2023_1

Solución

En octubre de 2018, la BMV tomó la decisión estratégica de colaborar con ACF Technologies y realizar una inversión en Q-Flow, una solución de gestión de colas de última generación.

Esta medida tenía como objetivo abordar y mitigar algunos de los desafíos que enfrentaban. La implementación de esta solución se ejecutó sin problemas, sin interrupción de los servicios de la BMV, siguiendo un enfoque por etapas. El equipo de ACF llevó a cabo sesiones de capacitación en la sede de la BMV, equipando a los empleados con las habilidades y el apoyo necesarios para afrontar la transición. Los objetivos que impulsaron la adopción de Q-Flow incluyeron los siguientes:

  • Permitir a los clientes registrarse cómodamente y programar citas  en línea
  • Permitir la extracción de informes y datos completos.
  • Reducir significativamente los tiempos de espera.
  • Mejorar la eficiencia general del personal.

How_Q-Flow_transformed_this_BMVs_operations_ACFTechnologies_cs_gov_en_2023_3

Resultados

Gracias a un esfuerzo de colaboración, se logró con éxito una transición perfecta a Q-Flow. La adopción de este nuevo sistema trajo varios beneficios a la instalación, entre ellos:

  • Reducción del tiempo de espera promedio y simplificación el proceso de reserva de citas para mejorar la eficiencia.
  • Mayor eficiencia general del personal en la gestión y cumplimiento de citas, lo que les permite asignar su tiempo de manera más efectiva.
  • Mejoró la satisfacción del personal con el nuevo sistema de reservas, ya que mejoró su flujo de trabajo y productividad.
  • Visibilidad mejorada de datos e información a través del conjunto integral de informes, lo que permite una mejor toma de decisiones basada en información precisa.
  • Mayor satisfacción general del cliente con los procesos de reserva de citas, lo que resulta en una experiencia positiva para los ciudadanos.

Además, ACF Technologies está colaborando actualmente con esta BMV en una actualización para introducir funciones más personalizadas para mejorar la productividad.

Esta mejora abarca una adición a la función VCI Map, que permite la visualización de instalaciones equipadas con quioscos de autoservicio. En tales casos, ahora se puede proporcionar un enlace para esas ubicaciones, guiando a los clientes a una página rápida para un servicio optimizado. Además, se ha desarrollado una aplicación ACF Kiosk para simplificar el proceso de configuración y funcionamiento diario de los quioscos para el personal.

¿Quieres saber más?

¿Su organización está pidiendo a gritos el tipo de sistema de gestión de colas y citas que ha transformado los problemas de tiempo de espera de esta instalación?

Estaremos más que felices de investigar cómo podemos trabajar con usted para transformar las experiencias de sus clientes cada vez que interactúan con su organización y aumentar drásticamente su desempeño operativo. Nuestros expertos valoran la oportunidad de combinar su conocimiento y experiencia con tecnología que permite un diseño de viaje mejorado y una experiencia óptima para el cliente. 

Request the PDF